Ad un certo punto della storia Forrest Gump si alza dalla panchina sotto il suo portico e inizia a correre. Corre per correre, senza nessun’altra ragione se non il desiderio apparente di correre. 

A seconda del periodo della vita che si sta attraversando capita di trovarsi a vivere sotto il grande comandamento del “Corri, Forrest, corri!” e di impegnare le proprie energie nel fare, con il semplice scopo di fare per riempire il tempo, lo spazio o la mente, senza tempi di riposo per riflettere e dare un senso alle proprie azioni. 

Se ne siamo consapevoli – e scegliamo di vivere come un topino sulla ruota – è un conto, ma se lo facciamo senza rendercene conto, ad un certo punto, ci ritroveremo con certezza proprio come Forrest: un pò stanchini.

Succede nella vita quando presi da lavoro, riunioni di condominio, cinema, teatro, palestra, concerti e aperitivi, alla fine di tutti questi impegni troviamo giusto il tempo per dormire. 

Succede a lavoro quando occupati a seguire a lunghi thread di e-mail o chat che non portano da nessuna parte, l’infinto elenco delle urgenze e dei cambi di programma, i documenti da scrivere e revisionare, riunioni più o meno utili a qualcosa che alla fine si perda il senso dell’impegno e che – a fine giornata – anziché trovare la soddisfazione che arriva dal fare bene, ci si trovi in compagnia di un strano senso di affanno o di spossatezza che, al contrario, ci viene a trovare quando si perde il perché di quello che facciamo e ci si ritrova con tante cose fatte, senza sapere – di preciso – a cosa servano.  

Capita a livello personale e collettivo, già. 

Esiste un rimedio? 

Imparare a dire no potrebbe essere una strategia utile, ma per sapere cosa scegliere, bisogna prima decidere una direzione da seguire. Nulla infatti è potenzialmente prioritario di per sé, ma lo è per lo più in relazione a quello che si desidera raggiungere o costruire. 

Il box di Eisenhower è un ottimo strumento per recuperare produttività e efficienza, ragionare sulle priorità e, soprattutto, imparare a scindere ciò che è importante da quello che è urgente. 

Banale? No. 

Importante (dal latino importare «portare dentro») è qualsiasi cosa che, per sé stessa o in rapporto a un certo fine, è di grande rilievo e di grande valore, e quindi deve essere tenuta nella dovuta considerazione. Unaparolaalgiorno.it scrive “l’etimo svela che bisogna portare qualcosa dentro, per essere importanti – averlo dentro o portarlo da fuori: dimensione molto più intima rispetto alle importanti ribalte della fama.” Meno forzuta rispetto all’impeto dell’emergenza, aggiungo io.

Urgente (dal latino urgens -entis, agg., propr. part. pres. di urgēre «urgere») è invece qualcosa che pressa, che richiede immediata soluzione o interessamento, che deve essere risolto nel minor tempo possibile. 

Se nella frenesia del quotidiano confondere l’importante con l’urgente è comune, fermarsi a riflettere per capire come agire rispetto a determinate situazioni è fondamentale. Oltretutto Eisenhower era solito dire che “ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”, se questo dovesse essere vero allora qua sotto dovremmo trovare ottime soluzioni per la nostra vita lavorativa e non solo. 

Mettendo in relazione l’importanza e l’urgenza ogni attività potrebbe ricadere in uno dei quattro quadranti messi in evidenza: 

1. Molto importante e molto urgente:  fallo subito!
   Ricadranno qui tutte quelle attività che impattano direttamente – e magari in modo strategico – al raggiungimento degli obiettivi. L’imperativo è farlo subito, dedicando loro tempo e risorse di qualità
   
   
2. Poco importante, ma molto urgente: delega!
   “Chi può farlo al posto mio?” è la domanda per eccellenza in questo caso. Qui ricadono tutte quelle attività urgenti, ma decisamente meno importanti rispetto alle precedenti. L’ideale sarebbe riuscire a delegare l’impresa, trovare chi può farle al posto tuo, ma se non è possibile meglio investirci il minor tempo possibile
   
   
3. Molto importante, ma poco urgente: decidi quando farlo!
   Ricadono qua le attività di lungo periodo (come imparare una nuova lingua) o tutte quelle attività che sappiamo dover fare bene, ma per le quali attendiamo che i tempi siano maturi. Qui basta solo decidere quando mettersi all’opera, pianificandole
   
   
4. Poco importanti e poco urgenti: cancella!
   Tutto quello che finisce qui può essere eliminato, non c’è alcun motivo per investire tempo ed energie su qualcosa che non è né importante né urgente, a meno che non siate nella fase “topolino sulla ruota”. Cancellare un’attività che ci è venuta in mente può essere difficile, ma fatto la prima volta i benefici raggiunti non ci faranno temere di rifarlo
   
   Ripetiamo insieme: no a quello che ingombra senza portare valore!  
   

Ovviamente tutto questo ha senso se si sa dove andare e cosa si vuole raggiungere. Ragionare almeno una volta a settimana, di fronte a questo spazio è importante e, se fatto bene, può portare a grandi risultati così com’è importante (e utile) iniziare a dire no a tutte quelle richieste ed idee che non aggiungono valore alla nostra vita personale o lavorativa. 

E se le ferie di agosto fossero un buon momento per ragionare su ciò che è davvero importante? Beh, allora lunga vita alle poltrone vista mare e all’aria fresca di salsedine.

Se ti va lascia pure un commento con la tua esperienza. C’è sempre tanto da imparare e da scambiare 🙂

Approfondimento:
>> The Eisenhower matrix: understanding task management

Photo Credits:
>> Kai Pilger